home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Mac Mania 4 / MacMania 4.toast / / Tools&Utilities / Who's on First / Card-by-Card Tour < prev    next >
Text File  |  1996-04-23  |  13KB  |  493 lines

  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5. Who’s on First:
  6. Computerized Call Scheduling on the Macintosh
  7.  
  8. Version 2.0 © 1995-96 Robert Hsiung
  9.  
  10. Card-by-Card Tour
  11.  
  12. --Call Schedule (main) Card--
  13.  
  14. Purpose
  15.  
  16. This is where you generate the call schedule. It is also the central card from a navigational standpoint (clicking the done button on other cards returns you here).
  17.  
  18. Picture
  19.  
  20.  
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25.  
  26.  
  27.  
  28.  
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44. Parts
  45.  
  46. The top box is a message box, which Who’s on First uses at times to tell you what it is doing and is present on each card.
  47.  
  48. The large box is the main display box, and the wide, pop-up button below it controls what is displayed in it:
  49.  
  50.    Calculations
  51.          The key parameters; the number of total days, holidays, days to be assigned, and
  52.          weekdays and weekends; how the number of weekdays and weekends to assign to
  53.          staff was arrived at; and a key to the above.
  54.    Personalized Lists
  55.          Lists for each staff member of their calls, the number in each of four preference
  56.          levels, and the intervals between them; aggregate preference level and interval
  57.          information; and a key to the above.
  58.    Extra Info
  59.          “Misses” (potential conflicts with staff time off) and “individual assignments”
  60.          (each target date and eventual assigned date) (requires extra options to be
  61.          checked on the Parameter Card and these options to be chosen when generating
  62.          the call schedule, step 5).
  63.    Schedule
  64.          The call schedule, which may be split into as many as three parts. If (any part of)
  65.          the call schedule is displayed, font size arrows are shown below the pop-up
  66.          button to allow you to show more or less of the call schedule in a smaller or
  67.          larger font.
  68.    Fine Tune Info
  69.          A record of the fine-tuning process, including any trades that are made. (An
  70.          option only on the Fine-Tuning Card.)
  71.    Messages
  72.          Obsolete.
  73.  
  74. Buttons:
  75.  
  76.    therapists
  77.          Go to the Staff Card.
  78.    parameters
  79.          Go to the Parameter Card.
  80.    format
  81.          Go to the Format Card.
  82.    do it
  83.          Generate the call schedule.
  84.    fine tune
  85.          Go to the Fine-Tuning Card.
  86.    fill in
  87.          Go to the Filling-In Card.
  88.  
  89. Data menu:
  90.  
  91.    Open Staff
  92.          Resume with a staff file previously saved.
  93.    Open Parameters
  94.         Resume with a parameters file previously saved.
  95.    Open Assignments
  96.          Resume with assignments previously saved.
  97.    Save Staff
  98.          Save the staff information in a file.
  99.    Save Parameters
  100.          Save the parameters and format in a file.
  101.    Save Assignments
  102.          Save assignments (internally).
  103.    Save Displays
  104.          Save Calculations, Personalized Lists, Fine Tune Info, and Extra Info in
  105.          an output file.
  106.  
  107. --Staff Card--
  108.  
  109. Purpose
  110.  
  111. This is where you enter information about staff.
  112.  
  113. Picture
  114.  
  115.  
  116.  
  117.  
  118.  
  119.  
  120.  
  121.  
  122.  
  123.  
  124.  
  125.  
  126.  
  127.  
  128.  
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134.  
  135.  
  136.  
  137.  
  138.  
  139. Parts
  140.  
  141. The scrolling list on the right controls which staff member is displayed.
  142.  
  143. The done button returns you to the main card.
  144.  
  145. Types of information:
  146.  
  147.    Staff member
  148.          The first name and, in parentheses, the last name (with Dr., etc., if you want).
  149.          Who’s on First uses first names except in the call schedule.
  150.    Home phone and Pager
  151.          Not necessary unless you want them displayed in the call schedule.
  152.    Weekdays and weekends done and extra to do
  153.          The number of weekdays and weekends that have been done so far (since these
  154.          fields were last Reset, see below) and that need to be done in the future to
  155.          exactly equalize the call taken by staff. Who’s on First automatically keeps track
  156.          of these.
  157.    Weighting factor
  158.          Used to calculate how much call the staff member takes. Hours/week can be
  159.          used, for example, to have half-time staff take half as much call as full-time
  160.          staff. A different value can be used if you want the amount of call to be based on
  161.          something different (for example, seniority).
  162.    Take second call
  163.          Whether or not the staff member takes second call. If you do not assign separate
  164.          first and second call, just leave the box unchecked. You check (and uncheck) the
  165.          box by clicking on it. If the staff member does take second call, the number of
  166.          second calls extra to do in the future to exactly equalize the second call taken
  167.          by staff is also displayed.
  168.    Days-of-the-week preferences
  169.          Indicated by the xs. The further to the right an x is, the better the day is for the
  170.          staff member. To move an x, just click where you want it to go. Clicking at the
  171.          far left completely rules out the day, which you can do but is not recommended.
  172.    Whether in or out of the office
  173.          Indicated by the name of the day of the week. CAPITAL LETTERS means the staff
  174.          member is in that day, small letters, out. Click on the name of the day
  175.          to toggle it back and forth. This distinction is necessary only if pagers are
  176.          shared, since in that case they need to be free on the last day staff are in the
  177.          office, to be picked up before the day they actually are on call.
  178.    Have to have off and want to have off
  179.          The lists of specific dates the staff member is completely unable to take call;
  180.          and could take call, but prefers not to, respectively. Examples are being out of
  181.          town; and having relatives visiting. You can type in specific dates (in the format
  182.          5/20/95, separated by spaces or returns). You can even type in one date “through”
  183.          another date. Or, you can click on a choose button to display a scrolling list of
  184.          dates:
  185.  
  186.  
  187.  
  188.  
  189.  
  190.  
  191.  
  192.  
  193.  
  194.  
  195.  
  196.  
  197.  
  198.  
  199.  
  200.  
  201.  
  202.  
  203.  
  204.  
  205.  
  206.  
  207.  
  208.  
  209.  
  210.          Chose dates from the list by clicking on them. A chosen date is indicated with a
  211.          bullet (•). When you are done choosing dates, click on the ok button that
  212.          replaced the choose button.
  213.  
  214. Staff menu:
  215.  
  216.    Reset
  217.          ...the off (have to have off and want to have off) fields (do this each new
  218.          time period), the done (weekdays and weekends done) fields (do this
  219.          whenever you want to start the tallies over; we do this each year), other fields,
  220.          the scrolling list of staff, or the time period offered by the scrolling list of
  221.          dates you can choose from.
  222.    Print
  223.          ...the staff information, one staff member to a page.
  224.    Add
  225.          ...a new staff member (to the end of the list).
  226.    Delete
  227.          ...the displayed staff member.
  228.    Open
  229.          ...a staff file previously saved (same as Open Staff in the Data menu on the
  230.          main card).
  231.    Save
  232.          ...the staff information in a file (same as Save Staff in the Data menu on the
  233.          main card).
  234.  
  235. --Parameter Card--
  236.  
  237. Purpose
  238.  
  239. This is where you enter information about the time period for which you want to schedule call. If you have the demo version, you will not be able to change any of the parameters.
  240.  
  241. Picture
  242.  
  243.  
  244.  
  245.  
  246.  
  247.  
  248.  
  249.  
  250.  
  251.  
  252.  
  253.  
  254.  
  255.  
  256.  
  257.  
  258.  
  259.  
  260.  
  261.  
  262.  
  263.  
  264.  
  265.  
  266.  
  267. Parts
  268.  
  269. The done button returns you to the main card.
  270.  
  271. Types of information:
  272.  
  273.    Start date
  274.          The first date to list on the call schedule.
  275.    Final date
  276.          The last.
  277.    Start assignments date
  278.          The first date Who’s on First will assign to a staff member. If it is not the same
  279.          as Start date, any dates between them will need to be pre-assigned by you. You
  280.          indicate pre-assignments by listing, in chronological order and separated by
  281.          commas, the numbers of the staff you pre-assign. For example, if Dick is 3rd on
  282.          the scrolling list, Harry is 4th, and Tom is 5th, and the first three
  283.          pre-assignments are Tom, Dick, and Harry, the pre-assignment list would be
  284.          5,3,4. Include in calculations is whether you want the pre-assignments to be
  285.          considered part of the current time period (check the box) or the previous one
  286.          (uncheck it).
  287.    Holidays
  288.          The list of holidays, which you will have to assign manually (step 6). Enter them
  289.          in the format 8/14/95, separated by spaces or returns.
  290.    Last weekday of week
  291.          Depends on whether you consider Friday a weekday (in which case it is the last)
  292.          or a weekend (in which case Thursday is).
  293.    Extensions for a +
  294.          Tells Who’s on First how hard to try to find days of the highest compatibility. You
  295.          can experiment, but it works fine with "4 2".
  296.    Minimum separation
  297.          The closest you will allow two calls for one staff member to be. For example,
  298.          enter 5 for at-least-every-fifth-night spacing.
  299.    Extra options
  300.          Whether you want to have extra options when generating the call schedule (step
  301.          5).
  302.  
  303. Parameters menu:
  304.  
  305.    • Open:
  306.          ...a parameter file previously saved (same as Open Parameters in the Data
  307.          menu on the main card).
  308.    • Save:
  309.          ...the parameters and format in a file (same as Save Parameters in the Data
  310.          menu on the main card).
  311.  
  312. --Format Card--
  313.  
  314. Purpose
  315.  
  316. This is where you indicate how you want the call schedule to look.
  317.  
  318. Picture
  319.  
  320.  
  321.  
  322.  
  323.  
  324.  
  325.  
  326.  
  327.  
  328.  
  329.  
  330.  
  331.  
  332.  
  333.  
  334.  
  335.  
  336.  
  337.  
  338.  
  339.  
  340.  
  341.  
  342.  
  343.  
  344. Parts
  345.  
  346. The top box is what will become the title of the call schedule.
  347.  
  348. The bottom box is an example of a particular day in the call schedule calendar. At the top is the day of the month. Below that is information about the staff member(s) on call that day. You indicate which types of information to display with the pop-up buttons to the right. The labels that are displayed in the call schedule are to the left.
  349.  
  350. The done button returns you to the main card.
  351.  
  352. Format menu:
  353.  
  354.    Open
  355.          ...a parameter file previously saved (same as Open Parameters in the Data
  356.          menu on the main card).
  357.    Save
  358.          ...the parameters and format in a file (same as Save Parameters in the Data
  359.          menu on the main card).
  360.  
  361. --Fine-Tuning Card--
  362.  
  363. Purpose
  364.  
  365. This is where you assign holidays and optimize how well the call schedule fits the preferences of staff.
  366.  
  367. Picture
  368.  
  369.  
  370.  
  371.  
  372.  
  373.  
  374.  
  375.  
  376.  
  377.  
  378.  
  379.  
  380.  
  381.  
  382.  
  383.  
  384.  
  385.  
  386.  
  387.  
  388.  
  389.  
  390.  
  391.  
  392.  
  393. Parts
  394.  
  395. The small box at the bottom is the list of assignments that still need to be done or could be improved. The format is:
  396.  
  397.          date message name
  398.  
  399. where date and name are self-explanatory and message indicates the problem with that assignment and is one of:
  400.  
  401.    hol
  402.          date is a holiday.
  403.    off x
  404.          name either has (x = 0) or wants (x = 1) to have date off.
  405.    cmp x
  406.          date is not optimally compatible with name’s day-of-the-week preferences (x
  407.          is 0 = completely ruled out, 1, or 2; 3 = optimal).
  408.    sep x
  409.          date is x days away from another of name’s assignments, and that is too close
  410.          (i.e., is less than the minimum separation).
  411.  
  412. The done button returns you to the main card.
  413.  
  414. Fine Tune menu:
  415.  
  416.    Adjust
  417.          Under construction.
  418.    Count
  419.          Display the weekdays and weekends initially calculated for and now assigned to
  420.          each staff member.
  421.    Search
  422.          Look for a trade that will improve a current assignment, which you enter in the
  423.          format Oct 7.
  424.    Switch
  425.          Trade two assignments, which you enter in the format Dec 25 Jan 1.
  426.    Decree
  427.          Make a particular staff member (enter his or her first name) take call on a day or
  428.          days (enter in the format 8/31/96, separated by spaces).
  429.  
  430. --Filling-In Card--
  431.  
  432. Purpose
  433.  
  434. This is where you fill in pager and second call information and save the call schedule in a file.
  435.  
  436. Picture
  437.  
  438.  
  439.  
  440.  
  441.  
  442.  
  443.  
  444.  
  445.  
  446.  
  447.  
  448.  
  449.  
  450.  
  451.  
  452.  
  453.  
  454.  
  455.  
  456.  
  457.  
  458.  
  459.  
  460.  
  461.  
  462. Parts
  463.  
  464. The small box at the bottom lists shared pagers (if any).
  465.  
  466. Buttons:
  467.  
  468.    pagers
  469.          Fills in (first call) pager information. If any pagers are shared, Who’s on First
  470.          first works out a pick-up and drop-off schedule. If it is unable to allocate a
  471.          pager to a staff member who needs one, it informs you of who has the shared
  472.          pagers at that point and asks you to resolve the situation. It may be necessary to
  473.          have staff pick up pagers on days they usually are out of the office or to have
  474.          them borrow the personal (unshared) pagers of other staff.
  475.    second call
  476.          Assigns and fills in second call information. Second call is assigned roughly a
  477.          week at a time, from Monday through Sunday, with exceptions when the staff
  478.          taking first call take second call also and when more or less second call needs to
  479.          be taken to equalize the second call taken by staff.
  480.    save
  481.          Saves the call schedule in a file and offers to launch either Word or Word Perfect
  482.          for you.
  483.    done
  484.          Returns you to the main card. 
  485.  
  486. Fill In menu:
  487.  
  488.    • Execute Plan B:
  489.          A custom option for University of Chicago residents.
  490.  
  491. 4/23/96
  492.  
  493.